Door Hannah Härtwich en Jerre Lubberts
Herkenbaar?
“Dit probleem hadden we toch al opgelost? Waarom komt het steeds weer terug?”
“Het blijkt hardnekkig. Als we wat meer tijd hadden, zouden we dit eindelijk eens goed kunnen aanpakken!”
“We hebben wel tijd maar nemen de tijd niet”
Dit zijn veel gehoorde frustraties binnen teams. Hoeveel procesverbeteringen of snelle oplossingen teams ook bedenken, bepaalde problemen blijken taai. Werkdruk is daar een goed voorbeeld van en een uitdaging die we in bijna elk team tegenkomen. Het lijkt nooit écht af te nemen.
Dat komt doordat het probleem aan de oppervlakte vaak slechts een symptoom is van verborgen dynamieken die teams gevangen houden in steeds dezelfde patronen. Deze patronen houden problemen niet alleen in stand, maar kunnen ze zelfs verergeren.
Bij World of Minds helpen we teams om los te breken uit die neerwaartse spiralen—terugkerende patronen die besluitvorming, samenwerking en de veerkracht van een team ondermijnen. Dankzij een subsidie van de Provincie Zuid-Holland hebben we onder andere onderzoek kunnen doen naar deze zogenaamde ‘reinforcing loops’, oftewel zichzelf versterkende lussen, en helpen we teams om structurele, duurzame oplossingen te ontwikkelen.
In ons vorige artikel, “Hoe Storymappen verborgen lussen blootlegt die je team tegenhouden”, zagen we hoe teams vaak vastlopen in onbewuste patronen die samenwerking en prestaties ondermijnen. We onderzochten hoe verborgen loops teamdynamiek beïnvloeden en welke rol bepaalde veriabelen als bijvoorbeeld ‘vertrouwen’, daarin speelt en hoe storymappen helpt om deze patronen zichtbaar te maken.
Maar vertrouwen is niet de enige verborgen factor die teams tegenhoudt. Een van de meest voorkomende uitdagingen die we tegenkomen, is de tijdsdruk-lus—een versterkend patroon dat teams steeds opnieuw in dezelfde val laat lopen. In dit artikel gaan we dieper in op hoe tijdsdruk teams vastzet in een vicieuze cirkel van haasten, fouten, inefficiëntie en nog meer haasten—en hoe je hieraan kunt ontsnappen.
Fig.1. hoe lees je de lussen
Fig. 2. De eerste lus: het effect van toegenomen tijdsdruk
Hoe raken we gevangen in deze vicieuze cirkel?
In eerste instantie lijkt alles onder controle. Het team functioneert goed, beheert de werkdruk effectief en levert kwaliteit. Maar dan veroorzaakt een externe factor—zoals een plotselinge strakkere deadline, onverwachte veranderingen of een dringende aanvraag—tijdsdruk.
Om het tempo bij te houden, beginnen mensen gehaast te werken. Het werk wordt sneller afgerond, maar met minder aandacht voor details. Hierdoor ontstaan fouten, die extra werk met zich meebrengen om ze te herstellen. Dit verhoogt de tijdsdruk, waardoor het team nog meer moet haasten.
Het team begint achter te lopen en moet blijven haasten, zelfs nadat de oorspronkelijke oorzaak van de tijdsdruk is verdwenen.
Maar dit is niet de enige lus die de tijdsdruk in stand houdt.
De besluitvormings-lus: hoe haasten leidt tot slechte keuzes
Een van de eerste gevolgen van chronisch haasten is een afname in vergadervoorbereiding. Wanneer mensen overweldigd raken, geven ze prioriteit aan hun eigen taken boven teamcoördinatie. Hierdoor blijft er nauwelijks tijd over om gesprekken goed voor te bereiden.
Het gevolg? Vergaderingen worden minder gestructureerd, beslissingen worden ad hoc genomen en misverstanden nemen toe. Slecht voorbereide beslissingen leiden tot fouten, die extra werk opleveren om te corrigeren. Dit vergroot de werkdruk en verhoogt de tijdsdruk verder.
Op dit punt is er al een zelfversterkende cyclus ontstaan: meer tijdsdruk leidt tot meer haasten, wat leidt tot meer fouten en herstelwerk, waardoor de tijdsdruk verder toeneemt. Maar dit is pas het eerste deel van het probleem.
Fig.3. De tweede lus: van haasten naar slechte voorbereiding naar lage vergaderkwaliteit naar kage kwaliteit besluitvorming
Haasten beïnvloedt namelijk niet alleen de uitvoering, maar ondermijnt ook de besluitvorming. Onder druk wordt de vergadervoorbereiding ingekort of zelfs helemaal overgeslagen. Hierdoor verlopen vergaderingen minder effectief, worden beslissingen gehaast genomen en nemen fouten toe. Slechte beslissingen veroorzaken vervolgens nieuwe fouten en inefficiënties, waardoor de werkdruk nog verder toeneemt.
De uitstroom van ervaring: hoe haasten de prestaties op lange termijn ondermijnt
Na verloop van tijd doet chronisch haasten meer dan alleen de kwaliteit van besluitvorming verlagen—het jaagt ook mensen weg. Wanneer teams voortdurend onder druk staan, ervaren medewerkers stress en frustratie, waardoor ze sneller geneigd zijn om te vertrekken.
fig. 4. De derde lus: van haasten naar verlies van (goede) mensen (retentiegraad) naar verlies van ervaring naar lagere werkefficiëncy
Wanneer ervaren teamleden vertrekken, daalt het gemiddelde ervaringsniveau binnen het team. Dit vermindert de efficiëntie, omdat nieuwe medewerkers meer tijd nodig hebben om taken uit te voeren en vaker fouten maken. De achterblijvende teamleden moeten extra tijd besteden aan het corrigeren van fouten en het inwerken van nieuwkomers—wat de tijdsdruk verder vergroot en de cyclus van haasten versterkt.
Zelfs wanneer de oorspronkelijke oorzaak van de tijdsdruk verdwijnt, blijft het team gehaast werken. Dit is hun standaard werkwijze geworden. Hoe vaker dit gebeurt, hoe moeilijker het wordt om terug te keren naar een meer gestructureerde manier van werken. Chronische tijdsdruk raakt verankerd in de werkcultuur van het team.
Na verloop van tijd erodeert de psychologische veiligheid binnen het team. Wanneer iedereen overwerkt is, lijdt de samenwerking. In plaats van uitdagingen openlijk te bespreken, vermijden mensen moeilijke gesprekken. Hulp vragen wordt gezien als een last in plaats van als een normaal onderdeel van samenwerking. Het resultaat? Meer eilandjes, minder kennisdeling en een dalende efficiëntie.
Fig.5. De vierde lus: de rol van vertrouwen in het team
Waarom snelle oplossingen niet werken
Veel teams proberen snelle oplossingen—zoals betere vergaderstructuren, extra personeel aannemen of nieuwe productiviteitstools introduceren. Hoewel dit logische maatregelen lijken, falen ze vaak omdat ze slechts één onderdeel van het systeem aanpakken, terwijl de versterkende lussen intact blijven.
Wanneer een team slechts op één punt ingrijpt, wordt die inspanning vaak tenietgedaan door de andere loops. Uiteindelijk wordt het gezien als weer een mislukte poging, die alleen maar meer tijd kost.
Om echt uit de tijdsdruk-lus te breken, moeten teams meerdere versterkende cycli tegelijk aanpakken. Maar om dat te kunnen doen, moeten ze eerst alle verborgen loops in kaart brengen.
Hoewel veel teams met vergelijkbare patronen worstelen, verschillen de exacte dynamieken en de kracht van deze loops per team. Daarom werkt een standaardoplossing niet. Teams hebben een methode nodig om hun eigen unieke systeemdynamiek bloot te leggen.
Hoe doorbreek je de cyclus? Storymappen als sleutel tot minder tijdsdruk
Om teams te helpen ontsnappen aan de tijdsdruk-lus en andere patronen die hen tegenhouden om een High Performance Team te worden, heeft World of Minds een gestructureerde aanpak ontwikkeld: Storymappen.
Door systematisch echte ervaringen uit het team te verzamelen, verborgen systeempatronen te visualiseren en samen gerichte interventies te ontwerpen, helpt Storymappen teams om zichzelf te bevrijden uit versterkende loops en duurzame verbeteringen door te voeren.
Wil je weten hoe dit werkt? Bekijk ons uitgebreide artikel: “Hoe Storymappen verborgen lussen blootlegt die je team tegenhouden”.
Door versterkende loops zichtbaar te maken, kunnen teams de overgang maken van reactief problemen oplossen naar proactief hun manier van werken vormgeven. In plaats van vast te blijven zitten in negatieve patronen, kunnen ze positieve feedbackloops creëren die samenwerking, efficiëntie en veerkracht op lange termijn versterken.
Benieuwd hoe je dit in jouw team kan toepassen?
Als onderdeel van ons onderzoek bieden we, met steun van de Provincie Zuid-Holland, een beperkt aantal teams de kans om gratis de eerste stappen te zetten richting een High Performance Team.
Geïnteresseerd? Laten we bespreken of en hoe dit kan werken voor jullie. Neem s.v.p. contact met ons op of laat hieronder een reactie achter.
