Korter en minder vaak bijelkaar komen met een beter resultaat en meer draagvlak
Tijdens vergaderingen, grotere sessies of gesprekken in klein verband kan het een uitdaging zijn om je te blijven concentreren, de rode draad vast te houden, je verhaal of ideeën kwijt te kunnen, het overzicht te behouden en niet uit te tijd te lopen. Herkenbaar? Livemappen, ook wel Live Digital Mapping (LDM) genoemd, is een innovatieve veelzijdige methode om het uitwisselen van gedachten tijdens een bijeenkomst te faciliteren. Het brengt beelden, meningen, feiten, suggesties, ideeen etc. samen. De kern van Livemappen is het live visualiseren van denkprocessen met behulp van digitale middelen, sjablonen en werkvormen. Daarmee ontstaat inzicht en – letterlijk – overzicht. Je combineert tekst, taal en voorstellingsvermogen om dat te bereiken.
Dit artikel is een vertaling en bewerking van het Hoofdstuk ‘Live Digital Mapping’ uit het boek; ‘The World of Visual Facilitation’ waarin 50 experts wereldwijd hun kennis delen. Met als doel om professionele facilitators te helpen of de facilitators binnen een organisatie te helpen succesvoller te worden. Mail ons via info@worldofminds.com als je de hoofdstukken, die wij hebben geschreven, als .pdf wilt ontvangen of als je jouw interne facilitator groep wilt trainen. Zie ook: https://academyofminds.com/nieuw-boek-the-world-of-visual-facilitation/
Wat is Livemappen?
Livemappen (zie dit filmpje van 2 minuten) is een proces waarbij een groep mensen interactief een visuele weergave van hun gedachten opbouwt met behulp van digitale hulpmiddelen zoals een computer, software, plotter, tablet, stylus, enz. Het live aspect benadrukt dat terwijl mensen praten, er gezamenlijk een plaat opgebouwd bestaande uit trefwoorden of korte zinnen, tags, plaatjes, relatiepijlen etc.). Door elke denkstap te visualiseren en regelmatig met de groep te controleren of iedereen aan bod komt en of de juiste trefwoorden van hoofd- en bijzaken zijn gekozen, kan de begeleider ervoor zorgen dat:
- alle deelnemers zich gehoord voelen,
- elkaars positie (letterlijk) zien,
- samen het grote plaatje (zegt meer dan 1000 woorden) opbouwen om
het zetten van stappen te stimuleren en deze eventueel ook te visualiseren (bijvoorbeeld als roadmap of timeline).
Livemappen is niet hetzelfde als notuleren. Een livemap is een compacte visuele weergave van de bijeenkomst. Notulen worden vaak niet gelezen. Een livemap wel omdat je een compact overzicht (‘The Big Picture’) biedt waarin je zowel het grote plaatje voorgeschoteld krijgt alsook de detailniveaus. Dit grotere plaatje kan op A0 formaat worden uitgeprint (m.b.v. een plotter) en naast de koffiemachine worden opgehangen zodat ook op informele momenten op de plaat kan worden geschreven en deze wordt aangevuld. Door het neerleggen van kleurviltstiften en een uitnodigende tekst (bijvoorbeeld; “Denk s.v.p. verder met ons mee: Zwart = aanvullende info, Rood = verbetering, Groen = nieuw idee”) kan de opbrengst verder verrijkt worden met nieuwe informatie en ideeën. Na het nemen van een foto van de ‘koffie-machine plaat’ kan de digtale variant in de cloud worden ‘ge-update’ zodat alle belanghebbenden de nieuwe input en inzichten kunnen volgen. Dat scheelt tijdverlies bij de volgende bijeenkomst. Deelnemers herkennen de plaat van de vorige bijeenkomst inclusief de aanvullingen.
Waarom Livemappen inzetten?
Door deze methode in te zetten voelen de deelnemers zich gehoord en kunnen 
bijvoorbeeld (complexe) problemen gemakkelijker, gezamenlijk worden geanalyseerd en opgelost. Het begrip, inlevingsvermogen en de communicatie tussen mensen tijdens bijeenkomsten wordt verbeterd waardoor de te nemen stappen met meer draagvlak en vaak ook snelheid kunnen worden uitgevoerd. Bovendien kan snel alle input worden gestructureerd en overzichtelijk worden gemaakt.
Dit werkt niet alleen goed bij het oplossen van problemen maar ook bijvoorbeeld bij het brainstormen, een project start en de monitoring ervan, een strategiesessie, het maken van een teamplan, een procesontwerp, stakeholders in kaart brengen of tijdens een risicosessie.
Wat heb je nodig?
Naast hardware- (computer, beamer, videoverbinding etc.) en (visual structuring) software zijn bij de inzet van Livemappen verschillende rollen van belang. De facilitator, begeleider of gespreksleider van een bijeenkomst heeft o.a. als taak om tot goede inhoud te komen maar ook om het proces te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan het doel van de bijeenkomst vaststellen en bijhouden of dit ook wordt behaald, de verwachtingen managen, de creativiteit stimuleren, maar ook ervoor zorgen dat mensen zich veilig en uitgenodigd voelen om bij te dragen aan een gesprek en te borgen dat hun tijd goed wordt besteed. Een goede facilitator zorgt er ook voor dat de deelnemers bij de inhoud kunnen blijven. Het proces wordt immers gefaciliteerd conform de voorbereiding.
De livemapper heeft als hoofdtaak de inhoud goed vast te leggen ofwel hetgeen gezegd wordt op hoofdpunten (dus niet om te notuleren) vast te leggen in het gekozen visuele format. Hij / zij kan ook helpen het proces te faciliteren. Een goede livemapper zou bijvoorbeeld kunnen vragen: “Ik wil dat graag voor jullie goed vastleggen kan je helpen dit kernachtig samen te vatten?” of “Hebben wij nu de input van eenieder goed in het scherm staan? Kunnen wij nog iets aanvullen of wijzigen?”. Met een gedegen voorbereiding, goede (interactieve) werkvormen en de juiste digitale hulpmiddelen zal Livemappen de kans op succesvolle bijeenkomsten vergroten. Onze klanten geven vaak als reactie dat bijeenkomsten een rijker resultaat geven én dat de opvolging daarna succesvoller is.
Voorbeeld van het Livemappen tijdens een brainstorm om te komen tot de mijlpalen van een programma
(klik op het plaatje om te vergroten)
-
- 1. Moment tijdens de brainstorm fase van een Livemappen sessie.
-
- 2. Eerste structurering, het veranderen van titels en toevoegen van de huidige status.
-
- 3. Verdere structurering en het toevoegen van data en namen van de trekkers.
-
- 4. Printscreen van de automatisch gegenereerde strokenplanning na het Livemappen.
Een goede tekenaar kan ook tijdens een sessie een tekening / visualisatie maken. Dit wordt echter vaak gezien als ‘product van de tekenaar’; “heel knap, maar niet door ons gemaak”, hoor je dan vaak. Het samen digitaal stap voor stap opbouwen van een visualisatie of het samen invullen van een vooropgezette structuur (sjabloon) zoals bijvoorbeeld een 5W+H of journey map, geeft vaak meer eigenaarschap en dus draagvlak voor het vervolg. Tijdens een (online) bijeenkomst bieden deze digitale plaatjes, ook wel graphical formats genoemd, immers snelheid, structuur, filtermogelijkheden en flexibiliteit. Zeker als ze worden ingezet in een werkvorm (zoals bijvoorbeeld de concentrische brainstorm) waarbij iedere deelnemer ook echt meedoet. Men kan door een graphical format in de vorm van een sjabloon in te vullen met elkaar in een korte tijd veel informatie verzamelen. De facilitator kan helpen de inhoud en structuur vlot op maat te wijzigen en de graphical format op elk gewenst moment eenvoudig herstructureren. Zo kunnen voelen deelnemers zich sneller gehoord en kunnen zij direct reageren op veranderingen en nieuwe input. Men kan kiezen uit vele standaard graphical formats (zie het hoofdstuk Graphical formats) die elk een eigen toepassingsgebied hebben.
Hoe werkt het Livemapping-proces stap voor stap?
Bij het toepassen van Livemappen kun je vier proces-stappen onderscheiden;
A) het ontwerp van de sessie,
B) de facilitatie,
C) de rapportage.
D) de implementatie.
In ons artikel ‘Hoe werkt het Livemapping-proces stap voor stap?‘ leggen we deze stappen verder uit en lees je hoe je Livemappen goed kunt inzetten.
De juiste werkvorm en de inzet van graphical formats
Bij de keuze voor een goede werkvorm, tijdens een bijeenkomst waar Livemappen wordt ingezet, is het van belang het juiste graphical format te kiezen om hetgeen naar voren komt in de bijeenkomst in samenhang te visualiseren. Een mindmap bijvoorbeeld werkt goed om snel te kunnen structureren maar heeft als nadeel dat je de informatie moet groeperen rondom een centrum, een goede eerste stap maar zodra de complexiteit toeneemt kan je de mindmap beter omzetten naar een concept map. Een ander voorbeeld is het eerst inzetten van een argumentatieschema om een besluit voor te bereiden om vervolgens een beslisboom in te zetten om de stappen nodig voor het nemen van een besluit te visualiseren. Evenzo kan het eerst opzetten van een timeline helpen om te komen tot een journey map. In een digitale omgeving kunnen daarnaast online tools als Miro, Mural, MindMeister of MindManager van grote waarde zijn. Deze bieden immers vanwege de vrijwel oneindige canvasgrootte meer ruimte voor informatie en samenwerking dan het Livemappen met kleurstiften en papier. Daarnaast bieden de digitale tools vele templates en het voordeel dat de vastgelegde informatie direct digitaal is en gemakkelijk verder te verwerken voor anderen.
Voorbeelden van digitale Graphical formats als herbruikbare template
Digitale hulpmiddelen
We onderscheiden drie hoofdcategorieën:
- Visual structuring tools ook wel visual mapping tools genoemd, die helpen snel informatie te structureren, categoriseren en overzicht te creëren. Voorbeelden zijn MindMeister, Ayola en MindManager. De betere visual structuring tools bieden allerlei extra mogelijkheden zoals gestructureerd brainstormen, het kunnen filteren van informatie, het analyseren van een situatie of probleem en functies om informatie te importeren en exporteren. Zo kan men grote hoeveelheden informatie snel structureren, overzicht creëren en op maat inzetten voor het onderliggende vraagstuk.
- Whiteboarding tools die een digitaal canvas / werkblad bieden om met meerdere deelnemers tegelijkertijd in te werken. Voorbeelden zijn Mural, Miro en Google Jamboard. De betere whiteboarding tools bieden allerlei mogelijkheden tot samenwerking en overlappen deels met de visual structuring tools qua functionaliteit maar zijn minder geschikt om snel te structureren en filteren en worden daarom vaak samen met visual structuring tools ingezet.
- De derde groep zijn de interactieve tools (de zogenaamde interaction tools). Deze worden vooral ingezet bij online sessies waarbij het belangrijk is om eenieder bij de les te houden door veel interactie in de werkvormen in te bouwen. Voorbeelden zijn Buzzmaster en Mentimeter en worden soms aangevuld met spelelementen (Game mechanics) of functies om het leervermogen en de kennis van een groep te faciliteren (zoals bijvoorbeeld Kahoot of het Hero center platform).
De kracht van Livemappen in teamontwikkel- en verandertrajecten
Veel mensen zijn inmiddels in aanraking gekomen met een tekenaar die een tekening maakt van een gesprek, discussie of brainstorm. Visueel faciliteren is breder. Zeker als het gaat om een complex verandertraject of teamontwikkeltraject. In het boek The World of Visual 
Facilitation beschrijven 50 experts uit allerlei landen hoe breed dit relatief nieuwe vakgebied is. Wij zijn gevraagd om input te geven en de digitale variant te gaan beschrijven. In het (Engelstalige boek) zijn van ons twee hoofdstukken opgenomen die deels zijn opgenomen in dit artikel; Live Digital Mapping en Graphical Formats. Hierin beschrijven wij in wat meer detail hoe je een ontwerp kan maken van een reeks van sessies (zoals bij verandertrajecten en team ontwikkeltrajecten) met behulp van de Think – Decide – Do – Learn aanpak.
Deze is ook als Miro template (en oefening) beschikbaar (en op te vragen via info@worldofminds.com).
Wellicht heb je al ervaring met het faciliteren bijeenkomsten en het live visualiseren van wat er gezegd wordt tijdens een bijeenkomst of sessie. In dat geval hebben we een aantal tips uit onze training voor je op een rij gezet:
- In het begin zal je vooral gebruik gaan maken van de mindmap als graphical format omdat dit format zich goed leent om vanuit een digitaal blanco werkblad (ook wel canvas genoemd) informatie op te halen en samen te gaan structureren. Let er dan op dat je het doel duidelijk omschrijft in het midden van de mindmap. Als een gesprek afdwaalt of hapert, kan de begeleider naar het midden van het werkblad wijzen om de deelnemers te helpen op het goede spoor te blijven.
- Livemappen is niet hetzelfde als notuleren. Een livemap is een compacte visuele weergave van de bijeenkomst. Notulen worden vaak niet gelezen. Een livemap wel omdat je een compact overzicht biedt waarin je zowel het grote plaatje voorgeschoteld krijgt alsook de detailniveaus. Als een deel van de uitgenodigde deelnemers de sessie niet live kunnen bijwonen, gebruik dan in plaats van steekwoorden en tekeningen in de livemap wat meer korte zinnetjes die meer informatie geven en het verband tussen de verschillende onderdelen duidelijk maken. Dit zal degenen die niet aanwezig konden zijn helpen om het verslag van de sessie beter te begrijpen en voor hunzelf de acties te bepalen.
- In de samenwerking tussen facilitator en Livemapper is het daarnaast van belang dat er een goede balans wordt gezocht tussen enerzijds zoveel mogelijk input vastleggen en anderzijds de natuurlijke gang in het gesprek te stimuleren.
- Let erop dat je iedereen in gelijke mate aan het woord laat en vraag de deelnemers regelmatig zelf te checken of het goed op het scherm is vastgelegd.
- Gebruik tijdens of na het vastleggen coderingen voor bijvoorbeeld; actie, parkeren, beslissing, idee en/of coderingen, de zogenaamde tags, om bepaald kijkhoeken later uit de mindmap (of een ander graphical format) te kunnen filteren. Hierdoor kan je het duidings proces beter laten verlopen.
- Eindig elke sessie met een samenvatting van de belangrijkste conclusies, beslissingen en acties maar ook de volgende stap(en) zoals het sturen van het verslag en het doel van de volgende sessie en een evaluatie van de sessie om het de volgende keer samen beter te kunnen doen. Een voorbeeld van een snelle en goede evaluatiemethode is de PMI methode van Edward de Bono de grondlegger van het lateraal denken. Hierbij vraag je in een rondje de deelnemers wat zo goed vonden, waar verbeteringen mogelijk zijn en wat ze interessant vonden (de laterale stap).
BRONNEN:
The World of Visual Visualization, Chapter Live Digital Mapping & Graphical Formats.
Miro kennisbank World of Minds met herbruikbare templates en getekende graphical formats.
iMindMap / Mind Mapping. iMindMap, www.imindmap.com
“MindManager.” MindJet, www.mindjet.com/mindmanager
MindMeister: software voor mindmapping. MindMeister, www.mindmeister.com
XMind: Mindmapping-software. XMind, www.xmind.net
