Hoe Creëer je een Gedragen Strategisch Plan in een Complex Onderwijslandschap?
In een dynamische en complexe onderwijsomgeving is het een uitdaging om een strategisch plan te ontwikkelen dat breed gedragen wordt. Hoe zorg je ervoor dat zo’n plan niet alleen van bovenaf wordt opgelegd, maar dat het ook energie en enthousiasme genereert voor de implementatie ervan? Hoe betrek je de inzichten, ervaringen en wensen van degenen die dagelijks in de praktijk staan? In deze casestudy belichten we het belang van actief luisteren en betrekken van alle betrokkenen. We delen hoe we door middel van technieken zoals Storymappen en Livemappen tot gewenste resultaten zijn gekomen.
De uitdaging:
Een instelling voor hoger onderwijs benaderde ons met de vraag om hen te ondersteunen bij hun organisatieontwikkeling. De eerste stap was het gezamenlijk opstellen van een strategisch plan tijdens een driedaagse heisessie. Uit onze initiële analyse en gesprekken met de opdrachtgever kwamen de volgende aandachtspunten naar voren:
- De behoefte aan een efficiënte methode om een breed gedragen strategisch plan te ontwikkelen.
- Het verlangen om zoveel mogelijk collega’s te betrekken en hun inzichten te integreren.
- De noodzaak om overzicht en grip te krijgen op de complexiteit van de situatie.
- Het vermijden van symptoombestrijding en sub-optimalisatie.
- Het doel om een duidelijk en monitorbaar plan op te stellen voor toekomstige reflectie en bijsturing.
Onze aanpak:
Stap 1: Definiëren van de kernvraag
We begonnen met het verzamelen van gegevens over de huidige situatie en de specifieke behoeften van de opdrachtgever. Na een grondige intake hebben we de belangrijkste strategische documenten geanalyseerd en vergeleken met uitingen op de website van de organisatie. Met behulp van visuele hulpmiddelen brachten we de uitdagingen in kaart en ontwikkelden we een aanpak voor het creëren van een gedragen strategisch plan. Om een rijke basis voor het plan te verkrijgen, verzamelden we verhalen van alle betrokkenen via Storymappen.
Figuur 1. De gekozen structuur voor het formulier in de browser om verhalen op te halen (met voorbeeld verhaal).
Na de verzamelde verhalen in een visueel overzicht te hebben ondergebracht zijn we allereerst per verhaal op zoek gegaan naar de verbanden. Zie dit voorbeeld:
Figuur 3. Gevonden verband binnen één verhaal.
Stap 2: Visualisatie van verhalen en perspectieven
In deze fase keken we naar patronen, overkoepelende thema’s en structuren in de verhalen. We maakten de verhalen visueel toegankelijk met behulp van filters, waardoor een doorzoekbare mindmap ontstond die ook op de website kon worden gepubliceerd.
Figuur 4. Op de (interne) website gepubliceerde interactieve en doorzoekbare mindmap met de verhalen.
Door de verhalen te clusteren en de verbanden te visualiseren, kregen we een holistisch beeld van de situatie, met categorieën zoals ‘gewenste eigenschappen van docenten’, ‘kwaliteit van onderwijs’ en ‘capaciteit om kwalitatief onderwijs te bieden’.
Het belang van patronen en verbanden begrijpen
In onze aanpak maken we gebruik van pijlen met labels ‘S’ (Same) en ‘O’ (Opposite) om de relaties tussen verschillende elementen aan te geven. Bijvoorbeeld, een pijl gelabeld met ‘S’ tussen ‘focus op de lange termijn’ en ‘vermogen om vooruit te kijken en te handelen’ betekent dat als de focus op de lange termijn toeneemt, het vermogen om vooruit te kijken ook toeneemt, en vice versa. Een ‘O’-pijl werkt in tegenovergestelde richting. Dit helpt deelnemers om de onderlinge relaties tussen de verhalen te begrijpen en te zien hoe hun input is verwerkt.
Figuur 5. Het categoriseren en verbinden van de verhalen in de gedetailleerde Story map.
Stap 3: Visualisatie van categorieën en bespreking van verbanden
Na het gedetailleerd uitwerken en bespreken van de verhalen, hebben we een uitgebreide Story Map gecreëerd. Elk verhaal in de map is geïdentificeerd met een uniek nummer, waardoor de inzenders van de verhalen hun bijdragen kunnen herkennen en bespreken.
Figuur 6. De complete gedetailleerde Story map met nummerverwijzing naar elk uniek verhaal.
Stap 4: Van gedetailleerde Story Map naar een Meta Story Map; op zoek naar interventiepunten
In deze fase hebben we de gedetailleerde Story Map geabstraheerd naar een Meta Story Map. Dit helpt om gezamenlijk doelen te stellen en te bepalen welke ‘knoppen’ het meest effectief zijn om aan te draaien.
In deze fase hebben we de gedetailleerde Story Map geabstraheerd naar een Meta Story Map. Dit helpt om gezamenlijk doelen te stellen en te bepalen welke ‘knoppen’ het meest effectief zijn om aan te draaien. We hebben ons laten inspireren door het artikel ‘Leverage Points: Places to Intervene in a System’ van Donatella Meadows om te begrijpen welke ‘hefboompunten’ de grootste impact hebben.
Figuur 7. De interventie- of hefboompunten die elk meer of minder invloed op het systeem hebben.
Door het gesprek te voeren over ’hefboompunten’ kunnen bepaalde onderdelen van de Meta Story Map worden uitgelicht om te bepalen wat mogelijke ’hefboompunten’ zouden kunnen zijn in een specifieke situatie. Hefboompunten bevinden zich vaak in een zogenaamde ‘loop’ of causale lus. Inzicht in de versterkende werking van een causale lus kan helpen om te bepalen wat een goede interventie is. Bij sommige lussen wil je een versterkende werking juist afremmen (geen aansluiting bij arbeidsmarkt) of stimuleren (de kwaliteit van het onderwijs).
Figuur 8. Voorbeeld van een causale lus (‘Loop’) met versterkende werking (R = Reinforcing).
Hierboven staat een deel van de Meta Story Map waar we een zogenaamde ‘versterkende lus’ in werking kunnen zien door het volgen van de richting van de pijlen en het label te lezen (S of O).
In dit voorbeeld; er staat een pijl met een S tussen ‘motivatie’ en ‘kwaliteit samenwerking’ ofwel:
- gaat ‘motivatie’ omhoog dan gaat de ‘kwaliteit van de samenwerking’ omhoog en
- neemt het het ‘vermogen om goed onderwijs te bieden’ toe en
- beweegt ‘kwaliteit onderwijs’ in dezelfde richting en
- neemt ‘motivatie’ toe, etcetera.
Dit is een voorbeeld van zichzelf versterkende causale lus en dus interessant om te bekijken welke interventie geschikt is. Zeker als er beperkte resources ter beschikking staan. Let wel, een lus kan ook de andere kant op werken (gaat motivatie omlaag dan gaat de kwaliteit van de samenwerking omlaag etc.). Het stimuleren van een zelfversterkende lus in de juiste richting zal in de regel meer effect hebben op de ‘positieve werking’ van het systeem en dus de gewenste uitkomsten dan bijvoorbeeld het aanvullen van een voorraad (welke lager op ‘de wip’ staat) zoals bijvoorbeeld de voorraad van het aantal brochures voor geïnteresseerde studenten.
Zo is er in korte tijd op basis van een bottom-up proces, zoals in bovenstaande stappen beschreven, een gezamenlijk fundament voor het verandertraject ontstaan. De verschillende bedachte interventies kunnen in combinatie worden ingezet en op het juiste moment in de tijd. Ook na de strategievorming en tijdens de uitvoering en monitoring ervan kan de Meta Story Map gebruikt worden als ‘leer- en communicatie kapstok’.
Advies voor Vervolg
Ons advies voor het vervolg hebben we als volgt geformuleerd: “Ons advies voor het vervolg is om allereerst de gezamenlijke ambitie scherp te stellen en deze te vertalen naar afdelings- en teamplannen. Hierin kan worden bepaald wat men wil behouden en wat er veranderd zou moeten worden. Bij het prioriteren en plannen kunnen indicatoren worden bepaald en een roadmap worden gevisualiseerd. Overweeg ook de ontwikkeling van een dashboard dat geïntegreerd kan worden in de communicatierituelen. Dit is van belang voor zowel operationele vergaderingen zoals dagstarts en voortgangsvergaderingen, als voor meer tactische vergaderingen waarin resources, risico-inschattingen en budgetten worden besproken, en ook voor strategische vergaderingen zoals tweemaandelijkse beleids- of strategiemiddagen. Gezien de continue veranderende omgeving is het essentieel om rekening te houden met ‘moving targets’ op de horizon.”
Figuur 9. Onderdeel ‘advies vervolg’ van het Miro board dat tijdens het organisatieontwikkelproces kan worden ingezet.
Het is raadzaam om deze inzichten toegankelijk te houden met behulp van een whiteboard-tool zoals Miro of Mural. Overweeg ook het gebruik van een visual structuring tool om een dashboard automatisch te genereren. Minder onderhoud betekent minder vereiste discipline, wat de kans op succes vergroot.
Figuur 10. Eerste aanzet van de roadmap om na de ‘debriefing’ in te gaan vullen.
Samenwerken aan strategieimplementatie en organisatieontwikkeling
Bij World of Minds onderscheiden we ons door een unieke aanpak die diep geworteld is in het begrijpen van de menselijke ervaring, het visualiseren van complexe verhalen en het ontdekken van verborgen patronen binnen organisaties. We combineren traditionele strategieën met innovatieve tools zoals Story Mapping en Livemapping, waardoor we een holistisch beeld krijgen van zowel de huidige situatie als de gewenste toekomst, hoe we daar komen en wat we moeten behouden.
Onze methodologie is erop gericht om niet alleen op het hoger management niveau te werken, maar ook om de stemmen van degenen ‘met de voeten in de klei’ te horen. Dit zorgt voor een gedragen strategisch plan dat energie en motivatie vrijmaakt voor implementatie. Bovendien benadrukken we het belang van het inbouwen van ruimte voor een continu verbeterproces tijdens deze implementatiefase, zodat de organisatie zich blijvend kan aanpassen en groeien.
Mocht onze aanpak resoneren met uw visie voor organisatieontwikkeling, dan staan we graag open voor een dialoog. We geloven in de kracht van verhalen en hoe deze de basis kunnen vormen voor strategieontwikkeling, implementatie en continue verbetering. Misschien is het ophalen van verhalen binnen uw organisatie wel de eerste stap die we samen kunnen zetten.
Wanneer u overweegt om een nieuwe richting in te slaan of uw huidige aanpak te verfijnen, nodigen we u uit om de mogelijkheden met ons te verkennen. We helpen graag om continu waarde te blijven leveren aan alle stakeholders in een continu veranderende omgeving!
Wil je meer weten over deze case of de ervaringen van de opdrachtgever horen? Neem contact met ons op en we vertellen je graag meer.
